Kündigung des Arbeitsverhältnisses: Muster und Vorlage

Ein Kündigungsschreiben ist die schriftliche Erklärung, mit der Arbeitgeber oder Arbeitnehmer das Arbeitsverhältnis beenden. Die Kündigung wird grundsätzlich mit ihrem Zugang beim Empfänger wirksam und beendet das Arbeitsverhältnis zu dem sich aus der Erklärung und der anwendbaren Kündigungsfrist ergebenden Zeitpunkt.

Ein klares und korrekt formuliertes Kündigungsschreiben beweist nicht nur Professionalität und Fairness: Es schützt insbesondere vor Missverständnissen oder rechtlichen Auseinandersetzungen. Schließlich muss eine Kündigung im Einklang mit den geltenden arbeitsrechtlichen Bestimmungen erfolgen.

Ein Kündigungsschreiben enthält meist nur wenige Sätze. Entscheidend sind eine eindeutige Erklärung, die gesetzlich vorgeschriebene Schriftform und der rechtzeitige Zugang. Die folgenden Angaben und Hinweise helfen, die Kündigung klar zu formulieren; nicht jeder Punkt ist für sich genommen eine gesetzliche Wirksamkeitsvoraussetzung:

• Name und Anschrift der Beteiligten: Die vollständigen Namen und Anschriften erleichtern die eindeutige Zuordnung des Arbeitsverhältnisses und des Empfängers.
• Klare Betreffzeile: Eine Betreffzeile mit dem Wort „Kündigung“ ist nicht zwingend, macht den Zweck des Schreibens aber sofort deutlich.
• Eindeutige Kündigungserklärung: Eine Formulierung wie „Hiermit kündige ich das bestehende Arbeitsverhältnis ordentlich und fristgerecht zum [Datum], hilfsweise zum nächstmöglichen Zeitpunkt“ lässt keinen Zweifel am Beendigungswillen und fängt ein möglicherweise falsch berechnetes Datum auf.
• Datum und Beendigungszeitpunkt: Geben Sie das Datum des Schreibens und den beabsichtigten Beendigungszeitpunkt korrekt an. Für die Wirksamkeit und Fristberechnung ist vor allem der Zugang beim Empfänger maßgeblich.
• Nachweis des Zugangs: Wählen Sie einen Übermittlungsweg, bei dem sich der Zugang des unterzeichneten Originals nachweisen lässt, etwa die persönliche Übergabe mit Empfangsbestätigung oder die Zustellung durch einen Boten. Ein Einschreiben mit Rückschein beweist den Zugang nicht zuverlässig, wenn die Sendung nicht persönlich übergeben oder nicht abgeholt wird.
• Eigenhändige Unterzeichnung: Die Kündigung muss vom Kündigenden oder einem hierzu befugten Vertreter im Original eigenhändig unterschrieben werden. Die elektronische Form ist ausgeschlossen.
• Bitte um qualifiziertes Arbeitszeugnis: Arbeitnehmer können bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses ein schriftliches Zeugnis und auf Verlangen ein qualifiziertes Zeugnis beanspruchen. Es ist sinnvoll, dieses bereits im Kündigungsschreiben anzufordern.
• Begründung: Arbeitnehmer müssen bei einer ordentlichen Kündigung grundsätzlich keinen Grund nennen. Auch der Arbeitgeber muss den Kündigungsgrund im Kündigungsschreiben regelmäßig nicht angeben; ein tragfähiger Grund kann jedoch für die Wirksamkeit erforderlich sein. Bei einer außerordentlichen Kündigung muss der Kündigende den Grund auf Verlangen unverzüglich schriftlich mitteilen, sofern keine besondere Vorschrift eine Begründung bereits im Schreiben verlangt.

Wichtig: Nach § 623 BGB bedarf die Kündigung eines Arbeitsverhältnisses zu ihrer Wirksamkeit der Schriftform; die elektronische Form ist ausgeschlossen. Eine Kündigung per E-Mail, Fax, SMS oder mündlich ist daher unwirksam. Will ein Arbeitnehmer die Kündigung gerichtlich angreifen, muss er grundsätzlich innerhalb von drei Wochen nach Zugang Kündigungsschutzklage erheben (§ 4 KSchG); andernfalls gilt die Kündigung regelmäßig als von Anfang an wirksam (§ 7 KSchG).

Wenn es um das Verfassen eines Kündigungsschreibens geht, sind Sorgfalt und Präzision gefragt. Schließlich möchten Sie das Arbeitsverhältnis ordnungsgemäß und rechtssicher beenden. Doch wie schreibt man eine Kündigung für einen Arbeitsvertrag? Halten Sie sich an die folgenden Schritte, um sicherzustellen, dass Ihr Dokument vollständig, klar und formal korrekt ist:

Schritt 1: rechtliche Anforderungen erfüllen

Eine Kündigung muss die geltenden arbeitsrechtlichen Anforderungen einhalten. Dazu zählen insbesondere Schriftform, Vertretungsbefugnis, rechtzeitiger Zugang, die anwendbare Kündigungsfrist sowie allgemeiner und besonderer Kündigungsschutz. Für eine außerordentliche Kündigung muss ein wichtiger Grund vorliegen; er ist nach § 626 Abs. 2 Satz 3 BGB auf Verlangen unverzüglich schriftlich mitzuteilen, soweit keine Sonderregelung eine frühere Begründung verlangt.

Schritt 2: wichtige Angaben aufnehmen

Nehmen Sie die notwendigen Angaben in das Kündigungsschreiben auf und passen Sie optionale Inhalte an Ihre persönliche Situation an. Dazu können die Bitte um ein qualifiziertes Arbeitszeugnis oder - soweit sinnvoll oder rechtlich erforderlich - Angaben zum Kündigungsgrund gehören. Auch eine höfliche Abschlussformulierung und ein Dank für die Zusammenarbeit können je nach Kontext angemessen sein.

Schritt 3: Angaben überprüfen

Prüfen Sie sämtliche Angaben auf Vollständigkeit und Korrektheit. Kontrollieren Sie insbesondere die richtige Vertragspartei, die Unterschrifts- oder Vertretungsbefugnis, die Kündigungsfrist und das Beendigungsdatum. Eine Vorlage kann dabei helfen, ersetzt aber bei Zweifeln keine Prüfung des Einzelfalls.

Schritt 4: schriftlich übermitteln

Das eigenhändig unterschriebene Kündigungsschreiben muss dem Empfänger im Original zugehen; elektronische Formen wie E-Mail, Fax oder WhatsApp genügen nicht. Geeignete Übermittlungswege sind beispielsweise:

• persönliche Übergabe mit schriftlicher Empfangsbestätigung
• Einwurf-Einschreiben mit sorgfältiger Dokumentation von Einlieferung und Sendungsverlauf
• Botenübergabe
• Kurierdienst

Ob es sich um eine ordentliche oder außerordentliche Kündigung handelt: Ein Muster hilft Arbeitgebern und Arbeitnehmern, die Erklärung klar aufzubauen und wichtige Angaben zu berücksichtigen. Die Wirksamkeit hängt jedoch stets von den konkreten Umständen, den Fristen und den anwendbaren Schutzvorschriften ab.

Mit Lawdistrict können Sie in wenigen Schritten einen Entwurf für die Kündigung des Arbeitsvertrages als PDF erstellen. Sie erhalten ergänzende Hinweise, mit denen Sie das personalisierte Dokument überprüfen und für die praktische Verwendung vorbereiten können. Anschließend muss das Original ordnungsgemäß unterzeichnet und rechtzeitig so übermittelt werden, dass sein Zugang nachweisbar ist.